1. Wo Sie geeignete Betreuerinnen und Betreuer finden
Bevor Sie eine Anfrage formulieren, sollten Sie wissen, an wen Sie schreiben. In der Medizin gibt es mehrere übliche Wege:
- Doktorandenbörsen und Aushänge: Viele Fakultäten, Fachschaften oder Promotionsbüros sammeln ausgeschriebene Themen online oder an Aushangflächen in Kliniken und Instituten.
- Internetseiten der Kliniken und Institute: Hier finden Sie Forschungsschwerpunkte, Arbeitsgruppen und häufig auch Ansprechpersonen für Doktorandinnen und Doktoranden.
- Publikationen: Eine Suche in PubMed zeigt, woran eine Arbeitsgruppe aktuell forscht und wer dort als Autorin oder Autor auftritt.
- Persönliche Kontakte: Famulaturen, das Praktische Jahr oder die eigene Abteilung in der Weiterbildung sind gute Gelegenheiten, Interesse zu signalisieren.
Tipp: Nicht immer ist die Professorin oder der Professor die erste Ansprechperson. In vielen Arbeitsgruppen betreuen Oberärztinnen, Oberärzte oder wissenschaftliche Mitarbeitende die Doktorarbeit im Alltag, während die formale Betreuung bei einem habilitierten Mitglied der Fakultät liegt. Wer formal betreuen darf, regelt die Promotionsordnung Ihrer Fakultät.
2. Initiativanfrage oder Bewerbung auf ein Thema
Grundsätzlich gibt es zwei Situationen. Entweder bewerben Sie sich auf ein ausgeschriebenes Thema, oder Sie schreiben eine Arbeitsgruppe initiativ an. Bei der Bewerbung auf eine Ausschreibung beziehen Sie sich konkret auf das Projekt und zeigen, warum Sie dafür geeignet sind. Bei der Initiativanfrage müssen Sie stärker begründen, warum Sie gerade diese Arbeitsgruppe ansprechen.
Eine Initiativanfrage wirkt besonders überzeugend, wenn Sie bereits eine eigene Idee mitbringen. Das kann eine Fragestellung aus Ihrem klinischen Alltag sein, etwa die Auswertung von Behandlungsergebnissen bei Patientinnen und Patienten mit Vorhofflimmern in Ihrer Abteilung. Eine kurze Themenskizze oder eine ausgearbeitete Disposition zeigt, dass Sie sich ernsthaft mit dem Thema befasst haben.
Wer noch kein Thema hat, sollte ehrlich formulieren, welche Fachrichtung und welche Art der Doktorarbeit infrage kommt, und welche zeitlichen Rahmenbedingungen bestehen.
3. So ist eine gute Anfrage aufgebaut
Professorinnen und Professoren erhalten viele E-Mails. Ihre Anfrage sollte daher kurz, konkret und persönlich sein. Massenmails mit allgemeinem Text werden häufig nicht beantwortet.
Betreff
Der Betreff nennt Ihr Anliegen klar, zum Beispiel „Anfrage medizinische Doktorarbeit – retrospektive Auswertung in der Kardiologie“ oder „Bewerbung auf das ausgeschriebene Promotionsthema zur Sepsisdiagnostik“.
Anrede
Verwenden Sie den vollständigen akademischen Titel, etwa „Sehr geehrte Frau Professorin …“ oder „Sehr geehrter Herr Prof. Dr. …“. Prüfen Sie die Schreibweise des Namens sorgfältig.
Bezug und Vorstellung
Nennen Sie in zwei bis drei Sätzen, wer Sie sind: Fachsemester oder Weiterbildungsjahr, Klinik, gegebenenfalls bisherige Forschungserfahrung. Stellen Sie direkt einen Bezug zur Arbeitsgruppe her, etwa zu einer aktuellen Publikation oder einem Forschungsschwerpunkt.
Anliegen und Motivation
Beschreiben Sie, woran Sie arbeiten möchten und warum. Eine konkrete Fragestellung ist besser als allgemeines Interesse am Fach.
Rahmenbedingungen
Seien Sie offen, wie viel Zeit Sie realistisch einbringen können. Wer neben der Klinik promoviert, sollte das ansprechen; mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zum Dr. med. neben dem Beruf.
Bitte um ein Gespräch und Anlagen
Schließen Sie mit der Bitte um einen kurzen Gesprächstermin, persönlich oder telefonisch. Fügen Sie einen kurzen Lebenslauf und gegebenenfalls eine Themenskizze bei.
Muster-Gliederung einer Anfrage an einen Doktorvater
Die folgende Gliederung dient als Orientierung. Formulieren Sie den Text in eigenen Worten und passen Sie ihn an die jeweilige Arbeitsgruppe an.
- Betreff mit Anliegen, Fachgebiet und gegebenenfalls Studienart
- Persönliche Anrede mit korrektem Titel
- Kurzvorstellung: Studium oder Weiterbildung, aktuelle Tätigkeit
- Bezug zur Arbeitsgruppe: Forschungsschwerpunkt oder aktuelle Publikation
- Eigene Idee oder Interesse an einem ausgeschriebenen Thema
- Zeitlicher Rahmen und Verfügbarkeit
- Bitte um Gesprächstermin
- Hinweis auf Anlagen: Lebenslauf, gegebenenfalls Themenskizze oder Disposition
- Gruß mit vollständigen Kontaktdaten
Tipp: Halten Sie den Haupttext so kurz, dass er ohne Scrollen gelesen werden kann. Alles Weitere gehört in die Anlage.
4. Das Vorgespräch gut vorbereiten
Wenn Sie zu einem Gespräch eingeladen werden, ist das ein wichtiger Schritt, aber noch keine Zusage. Bereiten Sie sich vor, indem Sie die jüngsten Publikationen der Arbeitsgruppe lesen und Ihre eigene Idee in wenigen Sätzen erklären können. Gleichzeitig ist das Gespräch Ihre Gelegenheit, die Betreuung kennenzulernen. Sinnvolle Fragen sind zum Beispiel:
- Welche Daten oder Methoden stehen zur Verfügung, und sind sie bereits etabliert?
- Ist ein Ethikvotum nötig, und wer kümmert sich um den Antrag?
- Wie oft sind Treffen oder Rückmeldungen vorgesehen, und wer betreut im Alltag?
- Gibt es eine Möglichkeit zur Veröffentlichung der Ergebnisse?
- Gibt es eine statistische Beratung, etwa durch ein Institut für Biometrie?
- Wird an der Fakultät eine Betreuungsvereinbarung geschlossen?
Für den Ethikantrag finden Sie Hinweise in unserem Beitrag zum Ethikvotum für die Doktorarbeit.
5. Nach dem Gespräch: die Zusage festhalten
Haben Sie und die Betreuung sich auf eine Zusammenarbeit verständigt, sollten Sie die Absprachen zeitnah schriftlich festhalten. An vielen Fakultäten ist dafür eine Betreuungsvereinbarung vorgesehen, in der Thema, Arbeitsplan, Betreuungsumfang und Rückmeldefristen geregelt werden. Gibt es kein solches Formular, genügt eine kurze E-Mail, in der Sie die besprochenen Punkte zusammenfassen und um Bestätigung bitten.
Prüfen Sie außerdem, ob und wann Sie sich beim Promotionsbüro als Doktorandin oder Doktorand anmelden müssen. Manche Fakultäten verlangen die Annahme als Doktorandin oder Doktorand, bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird. Wer diese Formalien früh erledigt, vermeidet spätere Schwierigkeiten bei der Einreichung.
6. Häufige Fehler bei der Kontaktaufnahme
Viele Anfragen scheitern nicht am Interesse, sondern an vermeidbaren Fehlern. Dazu gehören unpersönliche Serienmails, ein falscher Titel oder Name, sehr lange Texte ohne klares Anliegen und fehlende Anlagen. Ebenso ungünstig ist es, zu früh nachzufassen. Wenn nach etwa zwei Wochen keine Antwort kommt, ist eine kurze, höfliche Erinnerung angemessen. Bleibt auch diese ohne Reaktion, sollten Sie die nächste Arbeitsgruppe ansprechen.
Schreiben Sie ruhig mehrere Arbeitsgruppen parallel an, aber stets individuell. Wenn Sie eine Zusage erhalten, sagen Sie den anderen Stellen fair und zeitnah ab.
Fazit
Den Doktorvater in der Medizin anzuschreiben, ist keine Formsache. Eine gut recherchierte, persönliche und kurze Anfrage mit konkretem Anliegen hebt sich von allgemeinen Serienmails deutlich ab. Wer zusätzlich eine durchdachte Themenskizze oder Disposition mitbringt und das Vorgespräch gut vorbereitet, zeigt Ernsthaftigkeit und schafft eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit.
Häufige Fragen zum Anschreiben eines Doktorvaters
Wie lang sollte die E-Mail an einen möglichen Doktorvater sein?
So kurz wie möglich, so ausführlich wie nötig. Der Haupttext sollte sich schnell erfassen lassen und Anliegen, Kurzvorstellung, Bezug zur Arbeitsgruppe und die Bitte um ein Gespräch enthalten. Details gehören in Lebenslauf und Themenskizze im Anhang.
Sollte man der Anfrage bereits eine eigene Themenidee beifügen?
Das ist bei Initiativanfragen sehr empfehlenswert. Eine kurze Themenskizze oder Disposition zeigt, dass Sie sich mit dem Fachgebiet auseinandergesetzt haben, und erleichtert der Betreuung die Einschätzung, ob das Vorhaben in die Arbeitsgruppe passt.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Nach etwa zwei Wochen ist eine höfliche, kurze Nachfrage angemessen. Bleibt diese unbeantwortet, sprechen Sie andere Arbeitsgruppen an. Ausbleibende Antworten sind häufig auf Zeitmangel zurückzuführen und kein Urteil über Ihre Person.
Darf man mehrere Professoren gleichzeitig anschreiben?
Ja, das ist üblich. Jede Anfrage sollte jedoch individuell auf die Arbeitsgruppe zugeschnitten sein. Sobald Sie sich für eine Betreuung entschieden haben, sagen Sie den übrigen Stellen zeitnah ab.
Wenn Ihnen für die Suche die Zeit fehlt, übernehmen wir den Kontakt für Sie: Wir entwickeln mit Ihnen mögliche Themen, erstellen eine ausführliche Disposition und sprechen sorgfältig ausgewählte Betreuerinnen und Betreuer im deutschsprachigen Raum an. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite Doktorvater finden in der Medizin und zur Disposition und zum Exposé. Eine Zusage können wir dabei nicht garantieren, denn die Entscheidung liegt stets bei der Betreuung.